[GWS] 구글 워크스페이스 도입 썰

1. 배경

내가 재직중인 회사는 나름 재계서열에 속하지만, IT에 대한 투자가 정말 없었다.

그러다가 본부장님이 사장으로 되시면서, 열정적으로 그룹 내 IT 판키우기를 하셔서 덕분에 레거시 청산의 기회를 갖게 되었다.

그룹웨어 13종, ERP 20종의 진짜 중구난방 시스템을 쓰는 약 50개의 계열사를 대통합하는 이야기다.

 

2. 구글 워크스페이스로 그룹웨어를 대체할 수 있을까? 

우선 내 생각에 그룹웨어의 약 80%는 대체 가능하다고 본다. (구글 생태계의 엄청난 자유도로 다양한 커스텀이 가능)

부족한 20%는 구글에는 조직도, 전자결재 기능이 없다. 그래서 5천~1만명의 임직원과 계열사를 관리하려면 초반 세팅에 애를 먹을 수있다. 우리는 국내 GWS 솔루션을 도입해서 필요한 기능만 구독함으로써 이를 해결했다. (솔루션 없이도 가능할 수 있지만, 많은 임직원의 계정을 생성하고, 그룹화하는게 쉬운 일이 아니었다..)

 

3. 기존 그룹웨어의 기능들은 어떻게?

GWS도 물론 Gmail, Chat, Drive 등으로 다양한 기능을 제공한다. 기본적인 기능들은 누구나 쓸 수 있다. 하지만 마치 그룹웨어나 Jira처럼 이슈트래킹 기능은 제공하지 않는다. 그래서 GWS 애플리케이션들의 연계로 해결했다. 

 

4. 새로 만든 워크플로우 소개

고객 민원 관리 (연평균 1만건 이하 발생 / 자사 임직원의 40%가 사용) 

- Google Form, Sheet, Apps Script, Chat, Task

Form을 통해 상담사가 민원을 등록하면 onFormSubmit이 발생할 경우 구글 시트에 바로 적재가 된다. 그럼 Apps Script가 시트의 각종 이벤트 트리거를 감지하여 Chat의 각 스페이스 구성원들에게 자동으로 알림이 가도록 챗봇이 동작하게 해두었다. Task를 이용하면 스페이스 내에 이슈 등록도 가능하다. (Apps Script는 실행시간 제한이 있으니 엄청 오래걸리는 작업은 안된다!)

이 과정에서 시트가 마스터 DB 역할을 하는데, 구글 시트는 1천만 건까지 허용한다고 하지만, 유저의 실수로 날릴 수 도 있고 조회 시 너무 많은 셀을 불러올것 같아서 부가 조치를 일단 해두었다. 다음 달이 될 경우 시트탭을 생성해 월마다 월별 데이터를 백업한다.연 평균 1만건 이하로 발생하기 때문에, 아직은 괜찮지만 추후 데이터가 커지면 DB로 옮길 생각이다.

이 방식이 좋은 점은 딱히 특별한 돈을 들이지 않아도 GWS를 사용한다면, 얼마든지 커스텀이 가능하다. 그리고 시트에는 각종 데이터 분석 기능이 탑재되어있고, GWS 마켓플레이스에는 강력한 플러그인들이 존재해서 얼마든지 활용이 가능하다.

기존에는 Flow라는 국내 SaaS로 이슈관리를 했는데 그 비용이 연 720만원 정도였다. 작다면 작고, 크다면 큰 금액이지만 작은 비용부터 줄여야 한다고 생각해서 따로 도입 안하고 개발해봤다. 사람들 반응도 꽤 좋았고, 현재는 민원 응대를 잘하고 있다.